Im Laufe unseres Projekts entstand die Idee, eine Toolbox in Form einer Webseite zu entwickeln. Diese Toolbox dient als zentrale Plattform zur Präsentation der im Projekt erarbeiteten Ergebnisse. Sie enthält eine Sammlung von Daten, Materialien und Dokumenten, die von den Projektmitarbeiterinnen erstellt oder zusammengetragen wurden.

Die Inhalte der Toolbox orientieren sich an den beiden zentralen Themenbereichen:

• Suchen und Finden
• Binden und Begleiten

Suchen und Finden

Unter diesem Themenkomplex werden folgende Schwerpunkte behandelt:

• Catching
• Preboarding
• Quereinstieg

Binden und Begleiten

Der zweite Bereich umfasst den gesamten Mitarbeitenden-Lebenszyklus innerhalb der Einrichtung:

• Onboarding
• Ongoing
• Offboarding 

Darüber hinaus haben wir uns mit unterstützenden Personengruppen beschäftigt, die eine wichtige Rolle in der langfristigen Bindung von Mitarbeitenden spielen können.

Inhalte und Materialien

Unter jedem Themenbereich sind Best-Practice-Beispiele aufgeführt, die entweder bereits erfolgreich in unseren Einrichtungen etabliert sind oder im Rahmen des Projekts neu umgesetzt wurden. Zusätzlich wurden innovative Ideen aufgenommen, deren Weiterverfolgung sich aus unserer Sicht lohnt.

Die Inhalte werden zum Teil als druckfreundliche PDFs zur Verfügung gestellt, in denen die jeweiligen Themen ausführlich und praxisnah dargestellt sind.

Struktur der Webseite

Im unteren Bereich der Webseite finden sich zu den einzelnen Themenpunkten –
Catching, Preboarding, Onboarding, Ongoing, Offboarding und Quereinstieg – konkrete Beispiele aus der Praxis.

Dazu gehören unter anderem:

• Arbeitsanweisungen
• Vorlagen
• Checklisten
• Weitere Dokumente zur Inspiration und Umsetzung

Ein besonderer Fokus liegt im Bereich Ongoing auch auf der Praxisanleitung für Praktikant:innen, mit Beispielen und Hilfestellungen für die tägliche Arbeit.

Die Phase der Bewerbung und Einstellung, auch als „Catching“ bezeichnet, ist der erste Schritt im Prozess der Personalgewinnung. Hierbei wird das Augenmerk potenzieller Mitarbeiter:innen auf Stellenausschreibungen gelenkt. Das Ziel ist es, das Interesse der Bewerber:innen zu wecken und sie dazu zu ermutigen, sich intensiver mit der ausgeschriebenen Stelle und der Organisation auseinanderzusetzen. Dies kann durch Stellenanzeigen, zielgerichtete Werbemaßnahmen oder Networking erreicht werden. Das oberste Ziel ist es, eine hohe Anzahl an Bewerbungen zu generieren und qualifizierte Mitarbeiter:innen für die offenen Positionen zu gewinnen.

Wie können Menschen aus anderen Berufsfeldern in den sozialen Bereich, insbesondere in die Kinder- und Jugendhilfe, einsteigen? 
Neben der klassischen Ausbildung zur staatlich anerkannten Erzieher:in oder Jugend- und Heimerzieher:in gibt es drei alternative Quereinstiegswege, die bereits in der Praxis angewendet werden.
Neu hinzugekommen ist seit Herbst 2023 der Kita-Direkteinstieg, der allerdings aktuell nur in Kindertagesstätten möglich ist. In anderen Bereichen der Kinder- und Jugendhilfe gelten weiterhin gesetzliche Vorgaben zum Fachkräftegebot, also der Pflicht, qualifiziertes Personal einzusetzen.

Preboarding bezeichnet den Zeitraum zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten offiziellen Arbeitstag einem neuen Mitarbeitenden. In dieser Phase geht es darum, durch gezielte Maßnahmen den Einstieg in die Einrichtung so angenehm und reibungslos wie möglich zu gestalten. Ziel des Preboardings ist es, neue Teammitglieder frühzeitig einzubinden, Unsicherheiten abzubauen, die Vorfreude zu steigern und eine erste emotionale Bindung zum Unternehmen aufzubauen. Dazu gehört unter anderem die Bereitstellung wichtiger Informationen über die Organisation, die Teamstruktur, Einrichtungskultur sowie notwendige administrative Unterlagen.

Ein durchdachtes Preboarding unterstützt neue Mitarbeitende dabei, sich willkommen zu fühlen und erleichtert den Einstieg in die neue Rolle.

Onboarding bezeichnet den Zeitraum vom ersten Arbeitstag bis zum Ende der üblicherweise sechsmonatigen Probezeit. In dieser Phase werden neue Mitarbeiter:innen in die Organisation eingeführt. Dieser Prozess beinhaltet verschiedene Schritte, darunter die Bereitstellung von Informationen über die Organisation, spezifische Schulungen und die Integration in das Team. Ein effektives Onboarding ermöglicht es, den neuen Mitarbeitern:innen, sich schneller in der Organisation einzufinden und produktiv zu arbeiten.

Die Ongoing-Phase beschreibt die Zeit, in der Mitarbeitende aktiv im Berufsalltag stehen. Nach den ersten beiden Jahren des „Learning on the Job“ – also des Lernens im Arbeitsalltag – beginnt ab dem dritten Jahr das Ongoing. In dieser Phase geht es um kontinuierliche Weiterentwicklung, fachlichen Austausch und langfristige Begleitung im Job. Sie endet mit dem Ausscheiden aus der Organisation, zum Beispiel durch Kündigung oder Renteneintritt.

Offboarding beschreibt den strukturierten Prozess, der erfolgt, wenn eine Mitarbeiter:in die Organisation verlässt – sei es durch Nichtübernahme nach der Probezeit oder Ausbildung, Kündigung, Vertragsende oder Renteneintritt. 
Ziel ist es, den Austritt respektvoll, transparent, wertschätzend und organisiert zu gestalten – für beide Seiten. Ein professionelles Offboarding sorgt nicht nur für einen reibungslosen Übergang, sondern stärkt auch die Unternehmenskultur, fördert wertvolles Feedback und kann langfristig positive Verbindungen erhalten.

Im Laufe des Projekts wurde deutlich, dass man näher an den Mitarbeitenden sein muss. Der Wunsch nach Arbeit im Tandem oder Mentorenprogrammen bei der Einarbeitung rückt in den Mittelpunkt. Nicht nur Beschäftigte der GenZ wollen mehr begleitet werden, sondern auch neue Mitarbeitende fordern oftmals eine engere Begleitung ein.